Een verwerkingsregister documenteert alle persoonsgegevens die je organisatie verwerkt. Het is verplicht én nuttig.
Wat is een verwerkingsregister?
Een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen je organisatie, met details over:
- Welke gegevens je verwerkt
- Van wie (categorieën betrokkenen)
- Waarom (doeleinden)
- Op welke grondslag
- Met wie je deelt (ontvangers)
- Hoe lang je bewaart
- Welke beveiliging je toepast
Is het verplicht?
Ja, voor de meeste bedrijven. Je bent vrijgesteld als u:
- Minder dan 250 medewerkers heeft, EN
- Alleen incidenteel persoonsgegevens verwerkt, EN
- Geen bijzondere gegevens verwerkt
In de praktijk voldoet vrijwel geen enkel bedrijf aan alle drie voorwaarden.
Hoe maak je er een?
- Inventariseer alle processen met persoonsgegevens
- Vul per proces de vereiste informatie in
- Gebruik een template (Excel volstaat)
- Houd het actueel
Template
Een verwerkingsregister bevat minimaal per verwerking:
- Naam verwerking (bijv. "Salarisadministratie")
- Doel
- Grondslag
- Categorieën persoonsgegevens
- Categorieën betrokkenen
- Ontvangers
- Bewaartermijn
- Beveiligingsmaatregelen